จัด Gala Dinner ฮ่องกงบนเรือหรือบอลรูม เส้น 60 คนคือจุดตัดสิน
แสงไฟจากตึกสองฝั่งอ่าววิคตอเรียสะท้อนบนผืนน้ำ เป็นฉากมื้อค่ำที่หลายคนอยากพาเพื่อนร่วมงานไปสัมผัส แต่พอต้องใส่ทั้งมอบรางวัลและกล่าวขอบคุณลงในคืนเดียวกัน คำถามก็เปลี่ยนเป็น “จัด Gala Dinner หรืองานเลี้ยงค่ำแบบเป็นทางการที่ฮ่องกง บนเรือหรือในบอลรูมดี?”
ถ้าเน้นชมวิวและพูดคุยกัน เรือเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ ส่วนงานที่ให้ความสำคัญกับพิธีการและการเดินทางของแขก บอลรูมจะวางแผนได้สะดวกกว่า จำนวน 60 คนใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการเทียบพื้นที่ได้ แต่ต้องดูความจุของสถานที่และผังงานจริงประกอบ บทนี้ชวนเทียบทั้งบรรยากาศ ความสะดวก และรายละเอียดที่ควรตกลงก่อนจอง
จุดเด่นของการจัด Gala Dinner บนเรือล่องอ่าววิคตอเรีย ฮ่องกง
อ่าววิคตอเรียอยู่ระหว่างเกาะฮ่องกงและฝั่งเกาลูน การล่องเรือเปิดมุมมองเส้นขอบฟ้าทั้งสองฝั่งอ่าว ส่วนมุมมอง พื้นที่ชมวิว และเส้นทางขึ้นอยู่กับเรือที่เลือก
อีกช่วงที่น่าวางไว้ในกำหนดการคือ ซิมโฟนีแห่งแสง (A Symphony of Lights) การแสดงแสง สี เสียงยามค่ำคืนที่ใช้อาคารบนเกาะฮ่องกงและเกาลูนเป็นฉาก ถ้าอยากให้แขกออกไปชมวิวพร้อมกัน ลองเว้นช่วงนั้นจากการกล่าวสุนทรพจน์หรือมอบรางวัล แล้วเช็คกับผู้ให้บริการว่าเส้นทางและเวลาเรือที่เลือกเหมาะกับการชมโชว์หรือไม่
เรือสำราญขนาดใหญ่สำหรับกรุ๊ป
Harbour Cruise Bauhinia เป็นตัวเลือกเรือดินเนอร์สำหรับงานบริษัท มีพื้นที่จัดเลี้ยงแบบไร้เสา แต่ก่อนเลือกเรือควรขอให้ผู้ให้บริการยืนยันจำนวนแขกที่รับได้ตามผังงาน ทั้งส่วนโต๊ะอาหาร พื้นที่พิธีการ และทางเดิน อย่าใช้จำนวนผู้โดยสารรวมแทนจำนวนที่นั่งรับประทานอาหาร เพราะงานที่ต้องเผื่อเวทีกับงานที่เน้นกินข้าวอาจใช้พื้นที่ต่างกัน
บริการของ Harbour Cruise Bauhinia มีบุฟเฟ่ต์ดินเนอร์ ดาดฟ้าเปิดสำหรับชมวิว และตัวเลือกเมนูมังสวิรัติ ฮาลาล และอาหารอินเดีย ถ้ามีแขกที่ต้องดูแลเรื่องอาหารเป็นพิเศษ ให้ส่งรายละเอียดตั้งแต่ขอรูปแบบงาน แล้วเช็คว่าเมนูที่ต้องการรวมอยู่ในข้อเสนอที่เลือกหรือมีเงื่อนไขเพิ่มเติม
เรือส่วนตัวชมแสงสี
ถ้าเป็นกรุ๊ปเล็กที่อยากมีพื้นที่พูดคุยกันเอง การเหมาลำเรือส่วนตัวก็น่าสนใจ ลองเริ่มจากรูปแบบมื้อค่ำก่อนว่าอยากนั่งกินข้าวพร้อมกันทั้งกลุ่ม หรือเน้นเครื่องดื่มและเดินคุยกัน เพราะจำนวนคนที่ขึ้นเรือได้กับจำนวนคนที่นั่งกินข้าวได้สบายเป็นคนละคำถาม
aqualuna เป็นเรือจีนใบแดงที่เปิดให้เหมาลำส่วนตัว รองรับแขกได้สูงสุด 80 คน และมีรูปแบบงานค็อกเทล เปิดตัวสินค้า หรือดินเนอร์กลางอ่าว ส่วน Dukling เป็นเรือจีนดั้งเดิมที่รับผู้โดยสารสำหรับการเหมาลำได้สูงสุด 35 คน ถ้าสนใจลำไหน ให้ขอผังที่นั่งและรายละเอียดอาหารของลำนั้นก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะงานที่ต้องการให้ทุกคนนั่งร่วมโต๊ะและมองเห็นผู้พูด
อ่านต่อ: Symphony of Lights กับดินเนอร์ครูซอ่าววิคตอเรีย จัดให้กรุ๊ปบริษัทอย่างไรจุดเด่นของการจัดเลี้ยงในบอลรูม
บอลรูมหรือห้องจัดเลี้ยงในโรงแรมและศูนย์ประชุมเหมาะกับงานที่มีคิวบนเวทีชัดเจน เช่น กล่าวเปิดงาน มอบรางวัล แล้วค่อยนั่งรับประทานอาหาร จุดที่ควรดูจึงเป็นผังห้อง ตำแหน่งเวที และอุปกรณ์ที่ใช้จริง มากกว่าความสวยของห้องเพียงอย่างเดียว
พื้นที่ในอาคารช่วยลดผลกระทบจากลมฝนระหว่างงาน แต่ยังต้องเช็คสภาพอากาศและการเดินทางมาถึงสถานที่ รวมถึงตกลงเวลาเข้าติดตั้งและซ้อมคิวกับผู้ดูแลห้องให้เรียบร้อย
การตกแต่งและธีมงาน
ก่อนวางธีมงาน ลองถามตัวเองว่าแขกต้องมองเห็นอะไรจากโต๊ะอาหารบ้าง ถ้ามีทั้งเวที จอภาพ และฉากหลัง ให้ขอผังที่ใส่องค์ประกอบเหล่านี้แล้ว จะได้เห็นว่าทางเดินและพื้นที่นั่งยังพอดีหรือไม่
Hong Kong Convention and Exhibition Centre (HKCEC) มี Convention Hall สไตล์บอลรูมที่แบ่งได้ 3 ส่วน รองรับการจัดเลี้ยงแบบ banquet หรือการนั่งรับประทานอาหารที่โต๊ะ ตั้งแต่ 204 - 960 คนตามห้องที่ใช้ ส่วน Bauhinia Room ของ HKCEC รองรับ banquet สูงสุด 300 คน ห้องนี้เป็นสถานที่คนละแห่งกับเรือ Harbour Cruise Bauhinia แม้ชื่อจะคล้ายกัน HKCEC ยังมีระบบเสียงและทีมเทคนิคหน้างานให้ประสานรายละเอียดอุปกรณ์ที่ต้องใช้
นอกจากศูนย์ประชุมแล้ว The Mira Hong Kong มีห้องฟังก์ชันหลายขนาด โดย Ballroom Two รองรับ banquet 48 คน และ Ballroom Three รองรับ banquet 60 คน จึงควรเทียบจำนวนแขกกับผังห้องและพื้นที่กิจกรรมก่อนเลือก
ความสะดวกสบายของแขกผู้ใหญ่
ถ้ามีแขกผู้ใหญ่หรือผู้ใช้วีลแชร์ร่วมงาน ให้ดูเส้นทางตั้งแต่จุดลงรถไปจนถึงโต๊ะอาหารและห้องน้ำด้วย ห้องสวยและโต๊ะครบอาจยังไม่พอ ถ้าระหว่างทางมีจุดที่แขกต้องรอความช่วยเหลือนาน
HKCEC ระบุว่ามีทางลาด ลิฟต์รองรับวีลแชร์ และห้องน้ำเฉพาะ จึงเป็นตัวอย่างของสถานที่ที่มีข้อมูลด้านการเข้าถึงให้เช็คได้ ส่วนโรงแรมหรือห้องอื่นควรถามรายละเอียดเป็นรายแห่ง รวมถึงทางออกสำหรับแขกที่อาจกลับก่อนจบงาน ถ้าจะจัดบนเรือ ให้ถามเรื่องทางขึ้นลง การเข้าถึงพื้นที่อาหาร และเงื่อนไขกลับเข้าท่าก่อนเลือก
เปรียบเทียบเรือกับบอลรูม ทำไมเส้น 60 คนคือจุดตัดสิน
เส้น 60 คนในบทนี้เป็นกรอบคิดเชิงประสบการณ์สำหรับเริ่มเปรียบเทียบสถานที่ ไม่ใช่มาตรฐานความจุของเรือในฮ่องกง ลองใช้จำนวนนี้เป็นจังหวะกลับมาดูว่า เมื่อนำโต๊ะอาหารและกิจกรรมที่ต้องการใส่ลงไปแล้ว พื้นที่ยังเหมาะกับงานของเราหรือไม่
ตัวอย่างความจุช่วยให้เห็นว่าต้องเทียบเป็นรายลำและรายห้อง:
- กรณีแขกไม่เกิน 60 คน: ต้องเลือกเรือที่รับจำนวนแขกจริงได้ Dukling มีเพดาน 35 คน จึงใช้กับกรุ๊ปเต็ม 60 คนไม่ได้ ส่วน aqualuna ระบุสูงสุด 80 คน แต่ยังต้องเช็คผังดินเนอร์และพื้นที่กิจกรรมก่อนจอง
- กรณีแขกมากกว่า 60 คน: ยังสรุปไม่ได้ว่าต้องใช้เรือใหญ่ทันที เพราะ aqualuna มีเพดานสูงกว่านั้น หากผังงานต้องใช้พื้นที่เพิ่ม ค่อยเทียบเรืออย่าง Harbour Cruise Bauhinia โดยให้ผู้ให้บริการยืนยันความจุของลำและรูปแบบจัดเลี้ยงที่เสนอ
- กรณีเลือกบอลรูม: มีตัวอย่างห้องเล็กอย่าง Ballroom Two และ Ballroom Three ของ The Mira Hong Kong ไปจนถึงห้องใหญ่ของ HKCEC จึงควรขอผังห้องที่เหมาะกับจำนวนแขก พร้อมระบุว่าต้องเผื่อเวทีและอุปกรณ์อะไรบ้าง
เรื่องอากาศต้องวางแผนแยกจากความจุ ซิมโฟนีแห่งแสงมีเงื่อนไขยกเลิกเมื่อมีสัญญาณเตือนพายุหมุนเขตร้อนระดับ 3 ขึ้นไป หรือคำเตือนพายุฝนระดับสีแดงหรือสีดำตั้งแต่เวลา 15.00 น. ให้เช็คประกาศล่าสุดก่อนวันงาน และถามผู้ให้บริการเรือแยกต่างหากว่าเงื่อนไขเปลี่ยนหรือยกเลิกการเดินเรือเป็นอย่างไร ส่วนงานในบอลรูมควรเตรียมเวลาสำหรับการเดินทางของแขกไว้ด้วย
ใช้ตารางนี้เทียบสิ่งที่ต้องดู ก่อนขอรายละเอียดจากสถานที่ที่สนใจ
| หัวข้อเปรียบเทียบ | Gala Dinner บนเรือล่องอ่าว | Gala Dinner ในห้องบอลรูม |
|---|---|---|
| บรรยากาศและทัศนียภาพ | วิวอ่าววิคตอเรียและโอกาสชมซิมโฟนีแห่งแสงตามกำหนดการ | พื้นที่ในอาคาร ตกแต่งตามธีมและเงื่อนไขสถานที่ |
| ความเป็นส่วนตัว | เลือกเหมาลำได้ในเรือที่มีบริการ private hire หรือ charter | พื้นที่ส่วนตัวเฉพาะกรุ๊ปในห้องจัดเลี้ยงที่เลือก |
| เวทีและระบบแสงสีเสียง | เช็คพื้นที่เวที ระบบภาพและเสียง และข้อจำกัดการติดตั้งกับผู้ให้บริการรายลำ | เช็คระบบภาพและเสียง พร้อมพื้นที่เวทีตามผังห้อง |
| ความสะดวกของแขกผู้ใหญ่ | เช็คทางขึ้นลงและการเคลื่อนที่ภายในเรือ | เช็คทางลาด ลิฟต์ และห้องน้ำที่เข้าถึงได้ |
| ความเสี่ยงด้านสภาพอากาศ | เช็คเงื่อนไขเปลี่ยนหรือยกเลิกการเดินเรือกับผู้ให้บริการรายลำ | ลดผลกระทบระหว่างงาน แต่ยังต้องเช็คการเดินทาง |
| ขนาดกรุ๊ปที่แนะนำ | เลือกตามความจุรายลำและผังจัดเลี้ยงที่ผู้ให้บริการยืนยัน | ยืดหยุ่นสูง รองรับได้ตั้งแต่ 48 คน จนถึงหลายร้อยคน |
จัดกาล่าดินเนอร์อย่างไรให้ถูกใจผู้บริหารและคุมงบอยู่
ก่อนส่งตัวเลือกให้ผู้บริหาร ลองถามว่าสิ่งที่อยากได้จากค่ำคืนนี้คืออะไร ระหว่างมื้อค่ำชมวิวที่ทุกคนได้คุยกัน กับงานขอบคุณพนักงานที่มีพิธีการเป็นส่วนสำคัญ คำตอบจะช่วยให้เลือกสิ่งที่จำเป็นและตัดรายการที่ไม่ตอบเป้าหมายออกได้ง่ายขึ้น
จากนั้นตกลงรายละเอียดเหล่านี้ให้ชัดก่อนจอง:
• อาหารและเครื่องดื่ม: รวบรวมข้อจำกัดด้านอาหารและรูปแบบมื้อค่ำที่ต้องการ แล้วเช็คเมนู เครื่องดื่ม และรายการที่รวมอยู่ในข้อเสนอเดียวกัน จะได้เปรียบเทียบเรือกับบอลรูมบนความต้องการชุดเดียวกัน
• เวทีและอุปกรณ์: ส่งลำดับงานให้สถานที่ช่วยเช็คว่าต้องใช้จอภาพ ไมโครโฟน หรือทีมเทคนิคอะไรบ้าง ถามให้ชัดว่ารายการใดมีให้และรายการใดต้องจัดเพิ่ม
• เวลาและการเปลี่ยนแผน: ตกลงเวลาเข้าจัดสถานที่ เริ่มงาน และจบงาน รวมถึงเงื่อนไขขยายเวลาหรือเปลี่ยนกำหนดการทั้งฝั่งเรือและบอลรูม อย่าเพิ่งสรุปว่าสถานที่ใดยืดหยุ่นกว่าโดยยังไม่ได้ดูข้อเสนอ
เมื่อตัดสินใจเรื่องบรรยากาศและรูปแบบงานได้แล้ว สามารถคุยกับ BENS เรื่องการเลือกเรือหรือบอลรูมและประสานรายละเอียดงานเลี้ยงให้เข้ากับทริปฮ่องกง เตรียมจำนวนแขก กิจกรรมหลัก และความต้องการด้านอาหารไว้ จะช่วยให้คุยตัวเลือกได้ตรงประเด็น
คำถามที่พบบ่อย
งานเลี้ยงบนเรือกับในห้องจัดเลี้ยง ต่างกันที่อะไรมากที่สุด?
จำนวนคน ไม่ใช่บรรยากาศ กรมเจ้าท่าฮ่องกงกำหนดว่าเรือที่ได้รับอนุญาตให้บรรทุกผู้โดยสารเกิน 60 คน ต้องผ่านการอนุมัติแบบและได้รับการตรวจโดยเจ้าหน้าที่ของกรมเจ้าท่าเอง ซึ่งเป็นการตรวจระดับเข้มกว่า จึงมีเรือกลุ่มนี้น้อยกว่าและต้องจองเร็วกว่า ส่วนห้องจัดเลี้ยงขนาดใหญ่อย่างศูนย์ประชุมและนิทรรศการฮ่องกงระบุว่ารองรับแบบโต๊ะจีนได้ตั้งแต่ 12 คนหนึ่งโต๊ะ ไปจนถึง 2,160 คนหรือ 180 โต๊ะ และแบบค็อกเทลตั้งแต่ 20 ถึง 3,800 คน
เช่าเรือจัดงานเลี้ยงต้องตรวจอะไรก่อน?
ต้องตรวจว่าเรือลำนั้นได้รับอนุญาตให้เช่าหรือรับจ้างจริง กรมเจ้าท่าระบุว่าเรือที่จะให้เช่าหรือรับจ้างต้องผ่านการอนุมัติแบบและได้รับใบรับรองการตรวจ ขณะที่เรือลำเดียวกันที่ใช้เพื่อการพักผ่อนส่วนตัวและไม่ให้เช่าไม่ต้องผ่านขั้นตอนนี้ แปลว่าเรือสวยลำหนึ่งอาจถูกกฎหมายในฐานะเรือส่วนตัวแต่รับจ้างจัดงานไม่ได้ วิธีตรวจคือขอชื่อเรือจากผู้ขายแล้วดูรายชื่อเรือที่ใบอนุญาตสลักหลังว่าให้เช่าได้ ซึ่งกรมเจ้าท่าเผยแพร่ไว้
งานบนเรือมีกฎความปลอดภัยอะไรบ้าง?
กรมเจ้าท่าฮ่องกงระบุไว้หลายข้อสำหรับเรือที่บรรทุกผู้โดยสาร ลูกเรือต้องชี้ตำแหน่งทางออกฉุกเฉินและเสื้อชูชีพพร้อมสาธิตวิธีสวม ผู้ใหญ่ต้องดูแลให้เด็กอายุ 2 ปีถึงต่ำกว่า 12 ปีสวมเสื้อชูชีพตลอดการเดินทาง ผู้ควบคุมเรือต้องเก็บรายชื่อผู้โดยสารและลูกเรือไว้ ห้ามบรรทุกเกินและห้ามใช้ความเร็วเกินกำหนด ข้อที่กระทบงานมากที่สุดคือการเก็บรายชื่อ ซึ่งแปลว่าต้องส่งรายชื่อจริงก่อนวันงานและเปลี่ยนคนนาทีสุดท้ายไม่ได้ตามใจ
ฝนตกหรือมีสัญญาณเตือน งานบนเรือกระทบยังไง?
กระทบมากกว่างานในห้องชัดเจน และไม่ใช่เพราะฝนอย่างเดียว เพราะการเดินเรือขึ้นกับสภาพทะเลและสัญญาณเตือนด้วย ที่ต้องรู้เพิ่มคือถึงแม้เรือจะออกได้ การแสดงแสงสีอาจไม่มีก็ได้ เพราะหน่วยงานเจ้าของงานระบุว่าถ้ามีสัญญาณพายุหมายเลข 3 ขึ้นไป หรือสัญญาณฝนแดงหรือดำ ตั้งแต่ 15:00 ของวันนั้น การแสดงจะงด และงดต่อแม้สัญญาณจะยกเลิกก่อน 20:00 จุดตัดสินใจจึงอยู่ที่บ่ายสาม ไม่ใช่ตอนเย็น
