3 สถานที่จัดงานกาล่าในฮ่องกง พร้อมแนวทางเลือก gala venue

ศูนย์ประชุมและโรงแรมหรู สำหรับหา gala venue ในฮ่องกง

ห้องจัดงานในสถานที่เดียวกันอาจมีขนาดและความจุต่างกันมาก ลองดูเป็นรายห้องก่อนตัดสินใจจากชื่อศูนย์ประชุมหรือโรงแรม โดยเฉพาะตัวเลขความจุที่ต้องอ่านคู่กับรูปแบบงานเสมอ งานนั่งรับประทานอาหารกับงานยืนรับรองใช้ตัวเลขแทนกันไม่ได้

Hong Kong Convention and Exhibition Centre (HKCEC)

Hong Kong Convention and Exhibition Centre (HKCEC) หรือศูนย์ประชุมและนิทรรศการฮ่องกง มี Grand Hall และ Chancellor Room เป็นตัวเลือกที่นำมาเทียบกันได้สำหรับงานเลี้ยง ทั้งคู่มีจอ LED ติดตั้งในห้อง หรือ built-in LED wall แต่ขนาดพื้นที่และจำนวนแขกที่รองรับต่างกัน

• Grand Hall มีพื้นที่ 3,880 ตร.ม. สูง 27 ม. พร้อมเวทีถาวร 408 ตร.ม. และ built-in LED wall ความจุแบบ banquet อยู่ที่ 2,160 คน หรือ 180 โต๊ะ ส่วนแบบ cocktail รองรับ 3,800 คน ถ้าวางงานเลี้ยงที่มีช่วงกิจกรรมบนเวทีไว้ด้วย ห้องนี้เป็นตัวเลือกให้นำขนาดเวทีและพื้นที่ไปเทียบกับแผนงาน

• Chancellor Room มีพื้นที่ 818 ตร.ม. พร้อม built-in LED wall รองรับ banquet 432 คน หรือ 36 โต๊ะ และ cocktail 556 คน หากจำนวนแขกอยู่ในช่วงที่ห้องนี้รองรับได้ ก็ลองเริ่มพิจารณาที่นี่ก่อนขยับไปห้องใหญ่

จุดที่ควรแยกให้ออกคือ “มีจอในห้อง” กับ “ตรงกับงานที่จะใช้” ถ้าบริษัทเตรียมเนื้อหาสำหรับฉายบนจอหรือมีช่วงขึ้นเวที ให้ส่งรายละเอียดไปถามสถานที่ว่ารองรับแบบที่วางไว้หรือไม่ แทนการสรุปจากรายการอุปกรณ์เพียงอย่างเดียว

Rosewood Hong Kong โรงแรมหรูย่านเกาลูนและริมอ่าว

Rosewood Hong Kong เป็นโรงแรมหรูที่ Victoria Dockside, Tsim Sha Tsui, Kowloon อยู่ฝั่งเกาลูนของฮ่องกง มีพื้นที่สำหรับงานประชุมและอีเวนต์รวม 3,200 ตร.ม. หากกำลังมองหาห้องจัดเลี้ยงในโรงแรม ลองเทียบ Grand Ballroom กับ Pavilion Hall ตามขนาดงานที่ต้องการ

• Grand Ballroom มีพื้นที่ 1,000 ตร.ม. รองรับ banquet rounds หรืองานเลี้ยงแบบโต๊ะกลม 780 คน และ reception หรืองานเลี้ยงรับรอง 800 คน ตัวเลขทั้งสองเป็นคนละรูปแบบการจัดงาน จึงควรเลือกใช้ให้ตรงกับแผนของบริษัท

• The Pavilion และ Pavilion Hall มีพื้นที่แยกกันชัดเจน โดย The Pavilion มีขนาด 920 ตร.ม. ส่วน Pavilion Hall มีขนาด 380 ตร.ม. รองรับแขก 160 คน ห้อง Pavilion Hall อยู่ชั้น 4 เป็นพื้นที่จัดงานแนว residential-style หรือบรรยากาศแบบที่พักอาศัย พร้อม show kitchens และ salons

ถ้าชอบแนวห้องที่ให้บรรยากาศแบบที่พักอาศัย ลองพิจารณา Pavilion Hall แล้วสอบถามรูปแบบการจัดห้องให้ตรงกับกิจกรรม อย่านำความจุ 160 คนไปใช้กับพื้นที่ The Pavilion ทั้งหมด เพราะข้อมูลพื้นที่และความจุข้างต้นระบุคนละส่วน ส่วนงานที่ต้องการโต๊ะกลมจำนวนมาก ให้เริ่มเทียบที่ Grand Ballroom

AsiaWorld-Expo ศูนย์จัดแสดงสินค้าขนาดใหญ่

AsiaWorld-Expo เป็นศูนย์จัดงานใกล้ Hong Kong International Airport บนเกาะ Lantau มีตัวเลือกทั้งฮอลล์สำหรับงานเลี้ยงขนาดใหญ่และพื้นที่ขนาดเล็กลงมา เหมาะจะนำเข้ารายชื่อพิจารณาเมื่อรู้แล้วว่างานต้องใช้พื้นที่ประมาณไหน

• AsiaWorld-Summit (Hall 2) มีพื้นที่ 8,200 ตร.ม. รองรับ banquet 360 โต๊ะ หรือ cocktail 5,000 คน ถ้าแผนงานเป็นการนั่งโต๊ะ ให้เทียบจากจำนวนโต๊ะที่ต้องใช้ และสอบถามการจัดที่นั่งกับสถานที่โดยตรง

• Runway 11 (Hall 11) มีพื้นที่ 4,400 ตร.ม. ใช้กับ corporate functions หรืองานขององค์กร และ special events มีบริการ event production, catering, rigging และ ICT หากมีงานโปรดักชัน การแขวนติดตั้งอุปกรณ์ หรือความต้องการด้านเทคโนโลยี ให้แจ้งรายละเอียดเพื่อเช็คบริการที่ตรงกับงาน

• Conference & Banquet Centre มีพื้นที่ขนาด 100 - 690 ตร.ม. เป็นอีกตัวเลือกสำหรับนำไปเทียบเมื่อไม่ต้องการใช้ฮอลล์ขนาดใหญ่ โดยควรขอข้อมูลห้องและรูปแบบจัดเลี้ยงที่รองรับจำนวนแขกของเรา

เพื่อให้เทียบตัวเลขได้ตรงกัน ตารางนี้แยกความจุแบบนั่งรับประทานอาหารออกจากแบบรับรองไว้ชัดเจน ช่องที่ระบุเป็นจำนวนโต๊ะควรใช้ตามนั้นก่อน ไม่ควรแปลงเป็นจำนวนคนเอง

สถานที่และห้อง	พื้นที่	ความจุแบบ banquet	ความจุแบบรับรอง
HKCEC: Grand Hall	3,880 ตร.ม.	2,160 คน / 180 โต๊ะ	cocktail 3,800 คน
HKCEC: Chancellor Room	818 ตร.ม.	432 คน / 36 โต๊ะ	cocktail 556 คน
Rosewood Hong Kong: Grand Ballroom	1,000 ตร.ม.	banquet rounds 780 คน	reception 800 คน
AsiaWorld-Expo: AsiaWorld-Summit	8,200 ตร.ม.	360 โต๊ะ	cocktail 5,000 คน

ใช้ตารางนี้คัดห้องเบื้องต้น แล้วขอผังที่ตรงกับงานอีกครั้ง โดยเฉพาะถ้ามีกิจกรรมอื่นนอกเหนือจากการรับประทานอาหาร จะได้พิจารณาว่าพื้นที่แต่ละส่วนเหมาะกับการใช้งานที่วางไว้หรือไม่

แนวทางที่ต้องเตรียมก่อนเลือกสถานที่จัดงานกาล่า

ก่อนเริ่มติดต่อสถานที่ ลองคุยในบริษัทให้ชัดว่าใครจะมาร่วมงาน ต้องการเลี้ยงแบบไหน และมีกรอบงบประมาณอย่างไร ข้อมูลเหล่านี้ใช้คัดตัวเลือกได้ตั้งแต่ต้น โดยยังไม่ต้องตัดสินใจรายละเอียดทุกอย่างในครั้งเดียว

ประเมินจำนวนแขกที่มาร่วมงาน

เริ่มจากจำนวนแขกที่คาดว่าจะมา แล้วระบุคู่กับรูปแบบงาน เช่น นั่งรับประทานอาหารที่โต๊ะกลมหรือยืนรับรอง ถ้ารายชื่อยังไม่นิ่ง ให้บอกสถานที่ว่าจำนวนนี้เป็นยอดประมาณการ และขอให้ช่วยพิจารณารูปแบบห้องจากข้อมูลที่มีอยู่ก่อน

แบบ Catering Booking Inquiry ของ HKCEC ขอข้อมูลชื่องาน ประเภทงาน จำนวนผู้ร่วมงานที่คาดไว้ วันที่ต้องการ วันในสัปดาห์ และพื้นที่ที่ต้องใช้ จึงควรเตรียมวันงานไว้พร้อมกับจำนวนแขกด้วย หากวันยังปรับได้ ให้แจ้งความยืดหยุ่นนั้นตั้งแต่เริ่มติดต่อ

อีกจุดที่ต้องอ่านให้ตรงกันคือรูปแบบการจัดห้อง ตารางของ Rosewood Hong Kong แยก banquet rounds, reception, theatre, classroom, cabaret, U-shape และ boardroom ไว้ต่างหาก ถ้าจะจัดดินเนอร์แบบโต๊ะกลม ให้ดูช่อง banquet rounds เป็นหลัก ไม่หยิบความจุของรูปแบบอื่นมาตัดสินว่ารับแขกได้พอ

คำถามที่ใช้คุยกับสถานที่ได้คือ “จำนวนแขกตามนี้ ถ้าจัดห้องตามกิจกรรมที่วางไว้ จะใช้ห้องไหนได้บ้าง?” พร้อมอธิบายช่วงงานที่ต้องใช้พื้นที่เพิ่มเติม การคุยจากแผนเดียวกันจะช่วยให้เปรียบเทียบข้อเสนอแต่ละแห่งได้ชัดขึ้น

กำหนดงบประมาณให้ชัดเจน

ควรกำหนดกรอบงบประมาณให้ชัดก่อนขอข้อมูลจากสถานที่ เพื่อใช้คัดตัวเลือกให้เหมาะกับงาน ถ้ายังตกลงกันในบริษัทไม่ได้ ลองเริ่มจากกรอบที่ทีมพร้อมพิจารณา แล้วค่อยนำข้อมูลสถานที่กลับมาคุยต่อ

ตอนเทียบตัวเลือก ให้ใช้กรอบงบประมาณเดียวกันและถามรายละเอียดของข้อเสนอแต่ละแห่งให้เข้าใจ ก่อนตัดสินใจว่าที่ใดเหมาะกับงาน หลีกเลี่ยงการสรุปจากชื่อโรงแรมหรือขนาดฮอลล์เพียงอย่างเดียว

เลือกสไตล์ของงานให้เหมาะกับบริษัท

ลองถามตัวเองว่า แขกจะใช้เวลาส่วนใหญ่ทำอะไรในงาน นั่งคุยระหว่างมื้ออาหาร พบปะทักทาย หรือร่วมกิจกรรมบนเวที? คำตอบนี้ช่วยให้บอกความต้องการกับสถานที่ได้ชัดกว่าการขอเพียง “งานหรู” หรือ “งานใหญ่”

• ถ้าเน้นมื้ออาหารและการพูดคุย ให้ระบุรูปแบบที่นั่งและบรรยากาศที่ต้องการ หากสนใจพื้นที่แนว residential-style ของ Pavilion Hall ก็อธิบายต่อว่าต้องการใช้พื้นที่ทำกิจกรรมอะไรบ้าง

• ถ้ามีช่วงกิจกรรมบนเวที ให้แจ้งแผนโปรดักชันไปพร้อมกัน Grand Hall ของ HKCEC มีเวทีถาวรและ built-in LED wall ส่วน Runway 11 ระบุบริการ event production, rigging และ ICT ไว้ ควรถามรายละเอียดแยกตามสถานที่ให้ตรงกับงานจริง

• ถ้าแขกมีข้อจำกัดด้านอาหาร ให้รวบรวมข้อมูลก่อนเลือกเมนู AsiaWorld-Expo ระบุว่ารองรับอาหารหลายแบบ เช่น vegetarian, halal, Jain และ children's meals แต่ยังควรสอบถามรายละเอียดตามความต้องการของแขกในงานเรา

ถ้ายังลังเลระหว่างห้องจัดเลี้ยงกับงานบนเรือในอ่าววิคตอเรีย (Victoria Harbour) ลองอ่านเรื่องการเลือกบอลรูมเทียบกับเรือก่อน ส่วนดินเนอร์ครูซคู่กับ Symphony of Lights มีบทแยกให้ดูเป็นแนวทางสำหรับกรุ๊ปบริษัท

อ่านต่อ: Gala Dinner บนเรือในอ่าววิคตอเรีย ต่างจากบอลรูมยังไงและจัดอะไรได้บ้าง อ่านต่อ: Symphony of Lights กับดินเนอร์ครูซอ่าววิคตอเรีย จัดให้กรุ๊ปบริษัทอย่างไร

จัด Gala Dinner ฮ่องกงให้กรุ๊ปบริษัท หาสถานที่ยังไงให้ตรงโจทย์

ก่อนเลือกสถานที่ สรุปจำนวนแขก วันงาน สไตล์งาน และข้อจำกัดที่เกี่ยวข้อง แล้วเทียบกับข้อมูลของ HKCEC, Rosewood Hong Kong และ AsiaWorld-Expo หากต้องการคนช่วยคัดสถานที่ BENS DVA ช่วยคัด venue และวางแผน Gala Dinner ในฮ่องกงจากข้อมูลเหล่านี้ รวมถึงข้อจำกัดด้านอาหารและโปรดักชันที่แจ้งไว้

ดูรายละเอียดบริการและโปรแกรม หรือส่งข้อมูลเบื้องต้นมาคุยเรื่องงานของบริษัทได้ตามลิงก์ด้านล่าง

Gala Dinner Event Planning โปรแกรม ติดต่อ