จองโรงแรมฮ่องกงให้กรุ๊ปแบบ block ห้อง ต้องเช็คห้อง Twin ยังไง
รูปห้องพักที่เห็นอ่าวฮ่องกงอาจถูกใจทุกคนในทริป แต่พอจับคู่เพื่อนร่วมห้อง เรื่องเตียงก็ต้องคุยให้ชัด: “จองให้พักด้วยกัน แต่ขอแยกเตียง ต้องบอกโรงแรมยังไง?” ให้ระบุ Twin ว่าเป็นเตียงแยก 2 เตียง พร้อมขอให้โรงแรมยืนยันประเภทเตียงรายห้องก่อนจองกรุ๊ปแบบ Group Block หรือการกันจำนวนห้องภายใต้เงื่อนไขและกำหนดปล่อยห้องของโรงแรม บทนี้ชวนเช็คตั้งแต่ขนาดห้อง วิว Harbour View ไปจนถึงภาษี วันปล่อยห้อง และตารางผู้เข้าพักที่ใช้คุยกับโรงแรมได้ตรงกัน
ทำไมต้องระบุประเภทเตียงแต่แรกเมื่อจองโรงแรมฮ่องกง
เริ่มจากจับคู่ผู้เข้าพักและถามเรื่องเตียงก่อนเลือกห้อง ใครต้องการนอนแยกเตียง ใครต้องใช้เตียงเสริม หรือมีครอบครัวที่อยากพักในห้องเชื่อมต่อถึงกัน ให้แยกความต้องการไว้ตั้งแต่ต้น แล้วค่อยเช็คว่าห้องหมวดไหนรองรับได้ตามที่ต้องการ
ระบบค้นหาที่พักของการท่องเที่ยวฮ่องกง (HKTB) มีตัวกรองตามย่าน ประเภทที่พัก และสิ่งอำนวยความสะดวก รวมถึงห้องเชื่อมต่อถึงกัน (connecting rooms) ห้องสำหรับครอบครัว เตียงเสริม และเตียงเด็กเล็ก ตัวกรองเหล่านี้ใช้ช่วยคัดตัวเลือกได้ ส่วนประเภทเตียงของแต่ละห้องยังต้องให้โรงแรมยืนยันเมื่อจองเป็นกรุ๊ป
ตอนส่งรายละเอียด ให้เขียนประเภทห้องกับประเภทเตียงแยกกัน เช่น ชื่อหมวดห้องตามที่โรงแรมใช้ และช่องเตียงระบุว่า Twin พร้อมแยกคำขอเตียงเสริมหรือห้องเชื่อมต่อไว้ต่างหาก หากเอกสารยังระบุประเภทเตียงไม่ชัด ให้ขอคำตอบเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ อย่าเพิ่งนับคำขอที่ส่งไปว่าเป็นรายการที่โรงแรมตอบรับแล้ว
เช็คจำนวนห้อง Twin และขนาดห้องแต่ละหมวดก่อนจอง
จำนวนห้อง Twin แตกต่างกันตามโรงแรมและหมวดห้อง จึงควรขอให้โรงแรมยืนยันว่ามีเตียงแยก 2 เตียงตรงกับห้องที่กรุ๊ปจะจองหรือไม่ รวมถึงขนาดและผังของห้องนั้นด้วย ชื่อ Twin บอกเรื่องเตียง ส่วนพื้นที่สำหรับวางกระเป๋าหรือการเพิ่มเตียงต้องดูรายละเอียดประกอบ
Sheraton Hong Kong Hotel & Towers ระบุว่าขนาดห้องบนหน้าห้องพักเป็นค่าโดยประมาณ หากมีสัมภาระมากหรือต้องใช้พื้นที่เป็นพิเศษ ลองขอผังห้องแล้วดูตำแหน่งเตียงและพื้นที่ใช้งานไปพร้อมกัน จะได้ตัดสินใจจากรายละเอียดของห้องจริง
ตารางนี้เป็นตัวอย่างจากโรงแรมที่ระบุชื่อไว้ แต่ละแถวมีชื่อหมวดห้องและเงื่อนไขของตัวเอง จึงควรใช้เทียบว่าต้องถามเรื่องอะไรบ้างก่อนเลือก
| โรงแรมและหมวดห้อง | ขนาดที่ระบุ | ประเภทเตียง (bed type) | สิ่งที่ต้องเช็คเพิ่ม |
|---|---|---|---|
| Grand Hyatt Hong Kong: 2 Twin Beds Harbour View | 40 ตารางเมตร | Twin หรือเตียงแยก 2 เตียง | จำนวนห้องหมวดนี้ที่โรงแรมยืนยันให้กรุ๊ปได้ในคืนที่ต้องการพัก |
| Harbour Grand Hong Kong: Grand Deluxe Harbour View Room | พื้นที่รวม 31 ตารางเมตร | King หรือ Twin | ประเภทเตียงที่ยืนยันให้จริง และเงื่อนไขการขอโซฟาเบดหรือเตียงเสริม |
ห้องตัวอย่างของ Grand Hyatt Hong Kong ระบุวิว Victoria Harbour ส่วน Grand Deluxe Harbour View Room ของ Harbour Grand Hong Kong ระบุจำนวนผู้เข้าพักสูงสุดเป็นผู้ใหญ่ 3 คน หรือผู้ใหญ่ 2 คนกับเด็ก 1 คน โดยโซฟาเบดและเตียงเสริมต้องแจ้งขอและขึ้นอยู่กับความพร้อมของโรงแรม ถ้าต้องใช้เตียงเพิ่ม ให้ถามเรื่องนี้พร้อมจำนวนคนพักตั้งแต่เลือกหมวดห้อง
สำหรับกรุ๊ปที่ต้องการให้สมาชิกพักห้องประเภทเดียวกัน ลองเทียบทั้งชื่อห้อง เตียง วิว และเงื่อนไขผู้เข้าพักก่อนสรุปจำนวน หากโรงแรมเสนอหลายหมวดมารวมกัน ให้แยกยอดของแต่ละหมวดไว้ เพื่อให้ผู้ร่วมทริปเข้าใจว่าห้องของตัวเองมีรายละเอียดอย่างไร
วิธีเลือกวิว Harbour View ให้คุ้มค่ากับกิจกรรมของกรุ๊ป
Harbour View คือประเภทวิวห้องที่มองเห็น Victoria Harbour หรือแนวอ่าวของโรงแรมนั้น ๆ ก่อนเลือก ลองถามตัวเองว่าในทริปนี้จะมีเวลานั่งชมวิวจากห้องแค่ไหน แล้วเทียบราคาและเงื่อนไขกับห้องหมวดอื่นในข้อเสนอจริงของโรงแรม
- ออกไปทำกิจกรรมนอกโรงแรมเกือบทั้งวัน: ลองให้น้ำหนักกับทำเล ประเภทเตียง และพื้นที่ใช้งานก่อน ส่วนวิวให้พิจารณาตามเวลาที่ตั้งใจใช้ในห้องพัก
- อยากมีเวลาพักชมวิวในห้อง: ขอรายละเอียดหมวด Harbour View ที่โรงแรมเสนอ แล้วดูควบคู่กับประเภทเตียง เพื่อให้ทั้งวิวและการพักร่วมกันตรงกับความต้องการ
- อยากใช้วิวเป็นส่วนหนึ่งของงานเลี้ยง: ลองดูพื้นที่จัดงานด้วย Grand Hyatt Hong Kong มีพื้นที่งานที่มองเห็น Victoria Harbour จึงนำวิวมาเป็นเกณฑ์เลือกสถานที่สำหรับงานต้อนรับ งานเลี้ยงอำลา หรือค็อกเทลได้
ถ้าจุดที่อยากให้สมาชิกได้ชมวิวร่วมกันคือพื้นที่จัดงาน ให้แยกการเลือกสถานที่จัดงานออกจากการเลือกวิวห้องพัก แล้วพิจารณาทั้งสองส่วนตามกิจกรรมที่วางไว้ การเห็นคำว่า Harbour View ในชื่อห้องเพียงอย่างเดียวยังไม่ตอบว่าห้องนั้นเหมาะกับคู่ผู้เข้าพักหรือไม่
ส่วนทำเล ให้เทียบกับจุดหมายในทริป เช่น ย่านจิมซาจุ่ยหรือมงก๊กฝั่งเกาลูน และย่านฝั่งเกาะฮ่องกง ลองดูว่าต้องเดินทางไปงานหรือกิจกรรมที่ไหนบ้างก่อนเลือกย่านที่พัก
อ่านต่อ: พักฮ่องกงย่านไหนดีสำหรับกรุ๊ป จิมซาจุ่ย เซ็นทรัล หรือคอสเวย์เบย์ข้อควรปฏิบัติในการเช็ครายละเอียดใบเสนอราคา
เมื่อได้ตัวเลือกโรงแรมแล้ว ให้อ่านข้อเสนอโดยเทียบกับรายการห้องที่ต้องการ ทั้งชื่อหมวด เตียง วิว และคืนพัก หากมีความต้องการที่โรงแรมยังไม่ได้ตอบ ให้แยกไว้เป็นรายการรอยืนยัน ส่วนค่าใช้จ่ายให้ดูว่าข้อเสนอแสดงค่าที่พัก ค่าบริการ ภาษี และรายการเพิ่มเติมไว้อย่างไร
เครื่องมือจองออนไลน์ก็มีขอบเขตของตัวเอง เช่น Marriott Instant Book ใช้กับการประชุม งานอีเวนต์ หรือกรุ๊ปขนาดเล็กที่มีห้องพัก 10 - 25 ห้อง และ/หรือพื้นที่งานสำหรับผู้เข้าร่วมไม่เกิน 50 คน เฉพาะโรงแรมที่เข้าร่วมเท่านั้น หากขนาดกรุ๊ปหรือรายละเอียดที่ต้องการอยู่นอกขอบเขต ให้ติดต่อฝ่ายขายหรือโรงแรมโดยตรง
ก่อนเลือกที่พัก ควรเช็คสถานะของสถานประกอบการด้วย Office of the Licensing Authority ระบุว่าสถานที่ที่ให้บริการที่พักแก่ผู้ชำระค่าบริการเป็นระยะเวลาน้อยกว่า 28 วันติดต่อกันเข้าข่ายโรงแรมหรือเกสต์เฮาส์ และสถานประกอบการใหม่ต้องขอใบอนุญาตก่อนเริ่มดำเนินการ
วิธีตรวจสอบภาษี ค่าบริการ และวันปล่อยห้อง (Cut-off Date)
อย่าเพิ่งสรุปจากยอดค่าห้องบรรทัดเดียว ให้เช็คว่ารวมรายการใดไว้แล้วบ้าง และโรงแรมแยกฐานคำนวณไว้อย่างไร ข้อมูลภาษีที่พักจากกรมสรรพากรฮ่องกง (IRD) มีประเด็นที่ใช้ตรวจเอกสารได้ดังนี้
- ภาษีที่พัก Hotel Accommodation Tax หรือ HAT: กลับมาจัดเก็บตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ในอัตรา 3% ของค่าที่พัก (accommodation charge)
- รายการที่รวมในค่าที่พักเพื่อคำนวณ HAT: รวมค่าใช้จ่ายที่จ่ายเพื่อที่พัก เช่น เตียงเสริม เตียงเด็ก การตกแต่งห้องตามเทศกาลหรือธีม และการเช็คเอาต์ล่าช้า หากใช้บริการเหล่านี้ ให้เช็คว่าปรากฏในข้อเสนอส่วนไหน
- ค่าบริการ: โดยปกติอยู่ที่ 10% และไม่รวมอยู่ในฐานคำนวณ HAT ให้เช็คฐานคิดค่าบริการในข้อเสนอของโรงแรมอีกครั้ง
- รายการที่ไม่รวมคำนวณ HAT: ค่าอาหาร สปา บริการธุรกิจ และบริการผู้ช่วยอำนวยความสะดวก (concierge) ให้แยกจากรายการที่เกี่ยวกับที่พัก
อาจจัดช่องตรวจเอกสารเป็นค่าที่พัก ค่าบริการ HAT และรายการเพิ่มเติม แล้วให้โรงแรมอธิบายส่วนที่ยังไม่ชัด โดยเฉพาะข้อเสนอที่รวมหลายบริการไว้ด้วยกัน จะได้รู้ว่ารายการใดรวมแล้วและรายการใดยังต้องพิจารณาเพิ่ม
Cut-off Date คือวันที่โรงแรมปล่อยห้องที่กันไว้กลับเข้าระบบขายทั่วไป หากยังไม่ดำเนินการตามเงื่อนไขที่ระบุในสัญญา จึงควรบันทึกวันและสิ่งที่ต้องส่งหรือยืนยันไว้ในเอกสาร อ่านเงื่อนไขของกรุ๊ปตัวเองให้ครบก่อนนัดส่งข้อมูลกับผู้ร่วมทริป
Marriott Bonvoy Meetings & Events ระบุว่าลิงก์จองสำหรับกรุ๊ปที่เรียกว่า ResLink ตั้งค่าด้วยชื่อกรุ๊ป อัตราที่ตกลงกัน และกำหนดปล่อยห้องที่ชัดเจน หากใช้ช่องทางนี้ ให้เช็คว่ารายละเอียดตรงกับเอกสารจองของกรุ๊ป และมีผู้รับผิดชอบติดตามกำหนดนั้น
การใช้ตารางข้อมูล block ห้องชุดเดียวกันทุกฝ่ายเพื่อลดข้อผิดพลาด
Rooming List คือตารางจับคู่ผู้เข้าพักกับประเภทห้อง เตียง คืนพัก และหมายเหตุ ใช้เป็นเอกสารหลักในการคุยเรื่องการจัดห้อง ลองกำหนดให้ชัดว่าใครดูแลฉบับล่าสุด และเมื่อมีการเปลี่ยนคู่พักหรือความต้องการพิเศษจะส่งข้อมูลกลับมาที่ใคร
Marriott Bonvoy Meetings & Events มีช่องทางสำหรับส่งและติดตาม Rooming List ส่วนกรุ๊ปที่ประสานงานผ่านไฟล์ ให้ตกลงรูปแบบและช่องทางส่งกับโรงแรมก่อน พร้อมเช็คว่าต้องกรอกข้อมูลช่องใดบ้าง
- ผู้เข้าพัก: จับคู่รายชื่อกับห้องตามที่ตกลงกัน และตรวจรูปแบบข้อมูลที่โรงแรมกำหนด
- หมวดห้องและประเภทเตียง: ใช้ชื่อห้องตามเอกสารโรงแรม แยกประเภทเตียงให้เห็นชัดว่าห้องใดต้องการ King หรือ Twin
- คืนพัก: ระบุคืนที่ผู้เข้าพักแต่ละห้องจะใช้ห้อง และตรวจให้ตรงกับจำนวนห้องที่ขอไว้ในแต่ละคืน
- หมายเหตุและความต้องการพิเศษ: แยกคำขอเตียงเสริม ห้องเชื่อมต่อ หรือห้องสำหรับผู้พิการและผู้ใช้วีลแชร์ออกจากชื่อหมวดห้อง พร้อมบันทึกคำตอบของโรงแรม
เรื่องห้องสำหรับผู้พิการและผู้ใช้วีลแชร์ (accessible rooms) ต้องถามให้ตรงกับห้องที่ต้องการ Sheraton Hong Kong Hotel & Towers ระบุว่าอาจมีจำนวนจำกัดในแต่ละประเภทห้อง และให้เลือกห้องลักษณะนี้ระหว่างขั้นตอนจอง ส่วนห้องเชื่อมต่อถึงกันเป็นตัวกรองที่พบในระบบค้นหาที่พักของ HKTB หากกรุ๊ปต้องใช้ ให้ถามโรงแรมที่เลือกโดยตรงว่ารองรับได้หรือไม่
เมื่อตารางมีการเปลี่ยนแปลง ให้ระบุฉบับล่าสุดและผู้รับผิดชอบไว้ชัดเจน พร้อมแยกสถานะ “ขอแล้ว” กับ “โรงแรมยืนยันแล้ว” โดยเฉพาะรายการพิเศษ ก่อนส่งแต่ละครั้งลองไล่เทียบผู้เข้าพัก เตียง และคืนพักกับคำตอบล่าสุดของโรงแรม เพื่อให้เอกสารที่ทุกฝ่ายใช้มีข้อมูลตรงกัน
พาทีมไปฮ่องกง จัดการจองกรุ๊ปให้จบในที่เดียว
เริ่มเตรียมข้อมูลจากย่านที่ต้องการพัก จำนวนห้อง คืนพัก และความต้องการเรื่องเตียง แล้วค่อยพิจารณาตัวเลือกโรงแรมกับเงื่อนไขที่ได้รับ BENS DVA ให้บริการประสานการจัดหาและจองโรงแรมแบบ Group Block สำหรับกรุ๊ปที่ต้องการผู้ช่วยดูแลเรื่องที่พัก เลือกช่องทางตามสิ่งที่ต้องการได้ทั้งรายละเอียดบริการ โปรแกรมเดินทาง หรือติดต่อทีมงาน
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมการจองโรงแรมในฮ่องกงถึงควรระบุห้อง Twin ตั้งแต่แรก?
จำนวนห้อง Twin แตกต่างกันตามโรงแรมและหมวดห้อง จึงควรระบุว่าเป็นเตียงแยก 2 เตียง และขอให้โรงแรมยืนยันประเภทเตียงรายห้องก่อนจอง
ภาษีที่พัก Hotel Accommodation Tax (HAT) ในฮ่องกงคิดอัตราเท่าไหร่?
กรมสรรพากรฮ่องกงจัดเก็บภาษีที่พักในอัตรา 3% ของค่าที่พัก (accommodation charge) ซึ่งรวมค่าใช้จ่ายที่จ่ายเพื่อการพัก เช่น เตียงเสริม เปลเด็ก และค่าเช็คเอาต์ล่าช้า ส่วนค่าบริการโดยปกติอยู่ที่ 10% และไม่รวมอยู่ในฐานคำนวณ HAT
วันตัดห้อง หรือ Cut-off Date ในสัญญาจองโรงแรมกรุ๊ปคืออะไร?
Cut-off Date คือวันที่โรงแรมปล่อยห้องที่กันไว้กลับเข้าระบบขายทั่วไป หากยังไม่ดำเนินการตามเงื่อนไขที่ระบุในสัญญา จึงควรบันทึกวันที่และสิ่งที่ต้องส่งหรือยืนยันไว้ในเอกสาร
การเลือกห้องพักแบบ Harbour View คุ้มค่ากับกรุ๊ปแบบไหน?
ให้พิจารณาจากเวลาที่ใช้ในห้องพัก กิจกรรมที่ต้องการใช้วิว และข้อเสนอจริงของโรงแรม หากกิจกรรมของกรุ๊ปใช้พื้นที่ที่มองเห็น Victoria Harbour วิวอาจเป็นหนึ่งในเกณฑ์เลือกสถานที่ แต่สำหรับห้องพักควรเทียบราคาและเงื่อนไขกับหมวดห้องอื่นก่อนตัดสินใจ
ตาราง Rooming List สำหรับกรุ๊ปควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?
Rooming List คือตารางจับคู่ผู้เข้าพักกับประเภทห้องและเตียง คืนพัก หมายเหตุ และความต้องการพิเศษ ส่วนช่องข้อมูลเพิ่มเติมให้เช็คตามที่โรงแรมกำหนด
